Pentingnya Surat Menyurat Bagi Organisasi

Dalam kehidupan sehari-hari termasuk dalam berorganisasi, komunikasi memegang peranan yang sangat penting. Selain koran, radio, televisi telepon dan sebagainya, surat adalah salah satu pilihan saluran berkomunikasi.

Kedudukan dan fungsi surat sangat penting bagi organisasi karena organisasi tanpa surat merupakan organisasi yang tidak dapat berjalan sesuai visi dan misinya. Organisasi dengan lalu lintas surat menyurat yang cukup banyak serta dengan pengelolaan yang sebaik-baiknya lenjadi alat ukur atau parameter bahwa organisasi tersebut mempunyai aktifitas tinggi. Di sisi lain, walaupun organisasi aktifitasnya tinggi, namun tanpa memiliki atau menyimpan surat menyurat, maka organisasi tersebut secara administratif dianggap sebagai organisasi yang tidak efektif. Atas dasar pentingnya kedudukan dan fungsi surat, serta akibat-akibat yang timbul dari ketiadaan surat bagi organisasi, maka di dalam organisasi diperlukan beberapa orang yang memiliki kemampuan untuk mengembangkan sistem surat menyurat yang baik.

Surat merupakan salah satu cara berkomunikasi secara tertulis untuk menyampaikan informasi dari satu pihak kepada pihak lainnya baik bersifat perorangan, instansi ataupun organisasi. Dalam perkembangan terkini, surat bukan hanya berbentuk lembaran cetak tetapi sudah juga tersedia dalam bentuk elektronik yaitu electronic mail atau biasa disebut email.

Sebagai media komunikasi tertulis, surat dijadikan sebagai salah satu pilihan dari media komunikasi lainnya karena memiliki keunggulan yaitu :

1.        Informasi yang terekam atau tersimpan bersifat panjang lebar;

2.        Bersifat simpel atau mudah;

3.        Dapat dijadikan sebagai media komunikasi yang dapat melindungi kerahasiaan informasi;

4.        Tepat sasaran atau efektif karena informasi bisa ditujukan secara langsung ke tujuan yang dikehendaki pihak pemberi informasi;

5.        Murah atau ekonomis;

Selain berfungsi sebagai alat untuk menyampaikan pesan atau informasi secara tertulis sebagaimana yang disebutkan di atas, surat memiliki fungsi khusus yaitu :

1.        Delegasi atau perwakilan dari penulis pesan atau informasi dengan pasangan bicaranya, sehingga dapat menggambarkan karakteristik mentalitas penulis sebagai pengirimnya.

2.        Alat penyimpan ingatan atau pikiran karena surat dapat diarsipkan sehingga dapat dibuka dan dibaca kembali pada waktu berikutnya bilamana diperlukan;

3.        Sebagai petunjuk untuk melakukan suatu tindakan, seperti surat keputusan, surat kuasa, surat tugas dan atau surat perintah;

4.        Sebagai bukti tertulis otentik suatu kesepakatan bersama beberapa pihak, seperti surat perjanjian, surat keputusan bersama dan sebagainya;

5.        Dokumen yang bersifat historis (sejarah), karena dapat menunjukkan suatu rangkaian peristiwa seperti surat perubahan dan perkembangan suatu instansi dan atau organisasi secara yuridis atau administraatif;

6.        Alat untuk menjamin keamanan bagi yang memiliki atau memegangnya seperti surat jalan.

Disamping surat memiliki keunggulan seperti yang sudah dijelaskan di atas, surat juga memiliki beberapa hal yang menjadi kelemahannya seperti :

1.        Diperlukan waktu untuk sampai kepada pihak yang dituju;

2.        Keruwetan dalam susunan suratnya;

3.        Penulisan kalimat yang bertele-tele, berbelit-belit, berulang-ulang bahkan tidak lengkap;

4.        Khususnya yang ditulis tangan, seringkali bentuk tulisannya tidak jelas terbaca;

5.        Penggunaan beberapa istilah yang kurang dan atau tidak  tepat;

6.        Penggunaan tata bahasa yang kurang atau tidak tepat;

7.        Penggunaan huruf besar atau kapital yang tidak tepat;

8.        Penggunaan ungkapan suatu gagasan yang kurang dan atau tidak sopan, kasar, terlalu merendah atau terlalu memuji;

9.        Penulisan tangan atau pengetikan yang ceroboh, huruf (font) yang bertumpuk, tidak sejenis,  dan kotor.

Akibat dari kelemahan surat seperti tersebut di atas, maka berakibat :

1.        Pesan atau informasi yang disampaikan tidak sampai atau terlambat sampai tujuan;

2.        Pesan atau informasi yang disampaikan tidak menarik untuk dibaca, tidak dipahami bahkan tidak ditanggapi oleh penerima surat;

3.        Penerima surat salah menafsirkan informasi atau pesan sehingga salah mengambil keputusan.

Penulis : Yus Machrus