Pentingnya Surat Menyurat Bagi Organisasi

Dalam kehidupan sehari-hari termasuk dalam berorganisasi, komunikasi memegang peranan yang sangat penting. Selain koran, radio, televisi telepon dan sebagainya, surat adalah salah satu pilihan saluran berkomunikasi.

Kedudukan dan fungsi surat sangat penting bagi organisasi karena organisasi tanpa surat merupakan organisasi yang tidak dapat berjalan sesuai visi dan misinya. Organisasi dengan lalu lintas surat menyurat yang cukup banyak serta dengan pengelolaan yang sebaik-baiknya lenjadi alat ukur atau parameter bahwa organisasi tersebut mempunyai aktifitas tinggi. Di sisi lain, walaupun organisasi aktifitasnya tinggi, namun tanpa memiliki atau menyimpan surat menyurat, maka organisasi tersebut secara administratif dianggap sebagai organisasi yang tidak efektif. Atas dasar pentingnya kedudukan dan fungsi surat, serta akibat-akibat yang timbul dari ketiadaan surat bagi organisasi, maka di dalam organisasi diperlukan beberapa orang yang memiliki kemampuan untuk mengembangkan sistem surat menyurat yang baik.

Surat merupakan salah satu cara berkomunikasi secara tertulis untuk menyampaikan informasi dari satu pihak kepada pihak lainnya baik bersifat perorangan, instansi ataupun organisasi. Dalam perkembangan terkini, surat bukan hanya berbentuk lembaran cetak tetapi sudah juga tersedia dalam bentuk elektronik yaitu electronic mail atau biasa disebut email.

Sebagai media komunikasi tertulis, surat dijadikan sebagai salah satu pilihan dari media komunikasi lainnya karena memiliki keunggulan yaitu :

1.        Informasi yang terekam atau tersimpan bersifat panjang lebar;

2.        Bersifat simpel atau mudah;

3.        Dapat dijadikan sebagai media komunikasi yang dapat melindungi kerahasiaan informasi;

4.        Tepat sasaran atau efektif karena informasi bisa ditujukan secara langsung ke tujuan yang dikehendaki pihak pemberi informasi;

5.        Murah atau ekonomis;

Selain berfungsi sebagai alat untuk menyampaikan pesan atau informasi secara tertulis sebagaimana yang disebutkan di atas, surat memiliki fungsi khusus yaitu :

1.        Delegasi atau perwakilan dari penulis pesan atau informasi dengan pasangan bicaranya, sehingga dapat menggambarkan karakteristik mentalitas penulis sebagai pengirimnya.

2.        Alat penyimpan ingatan atau pikiran karena surat dapat diarsipkan sehingga dapat dibuka dan dibaca kembali pada waktu berikutnya bilamana diperlukan;

3.        Sebagai petunjuk untuk melakukan suatu tindakan, seperti surat keputusan, surat kuasa, surat tugas dan atau surat perintah;

4.        Sebagai bukti tertulis otentik suatu kesepakatan bersama beberapa pihak, seperti surat perjanjian, surat keputusan bersama dan sebagainya;

5.        Dokumen yang bersifat historis (sejarah), karena dapat menunjukkan suatu rangkaian peristiwa seperti surat perubahan dan perkembangan suatu instansi dan atau organisasi secara yuridis atau administraatif;

6.        Alat untuk menjamin keamanan bagi yang memiliki atau memegangnya seperti surat jalan.

Disamping surat memiliki keunggulan seperti yang sudah dijelaskan di atas, surat juga memiliki beberapa hal yang menjadi kelemahannya seperti :

1.        Diperlukan waktu untuk sampai kepada pihak yang dituju;

2.        Keruwetan dalam susunan suratnya;

3.        Penulisan kalimat yang bertele-tele, berbelit-belit, berulang-ulang bahkan tidak lengkap;

4.        Khususnya yang ditulis tangan, seringkali bentuk tulisannya tidak jelas terbaca;

5.        Penggunaan beberapa istilah yang kurang dan atau tidak  tepat;

6.        Penggunaan tata bahasa yang kurang atau tidak tepat;

7.        Penggunaan huruf besar atau kapital yang tidak tepat;

8.        Penggunaan ungkapan suatu gagasan yang kurang dan atau tidak sopan, kasar, terlalu merendah atau terlalu memuji;

9.        Penulisan tangan atau pengetikan yang ceroboh, huruf (font) yang bertumpuk, tidak sejenis,  dan kotor.

Akibat dari kelemahan surat seperti tersebut di atas, maka berakibat :

1.        Pesan atau informasi yang disampaikan tidak sampai atau terlambat sampai tujuan;

2.        Pesan atau informasi yang disampaikan tidak menarik untuk dibaca, tidak dipahami bahkan tidak ditanggapi oleh penerima surat;

3.        Penerima surat salah menafsirkan informasi atau pesan sehingga salah mengambil keputusan.

Penulis : Yus Machrus

Bagaimanakah Memulai Mendirikan Organisasi Komunitas?

A.   PERSYARATAN YANG DIBUTUHKAN

Perlu adanya Sang Perintis / Pencetus Ide / Tokoh Pendiri Organisasi yang memiliki persyaratan sebagai berikut :

1.   Memiliki pemahaman dan kepedulian terhadap permasalahan komunitas buruh migran.

Sebaiknya anda paham dan peduli lebih dalam terkait berbagai permasalahan yang dialami komunitas buruh migran / TKI baik di bidang sosial, keagamaan, dan kemanusiaan.

2.   Memiliki kesiapan untuk berkorban demi kepentingan umum.

Sebaiknya anda adalah bagian dari warga negara Indonesia yang mau bersedia atau rela mengorbankan sebagian waktu, tenaga, pikiran, bahkan bilamana mampu mendermakan sebagian harta kekayaannya untuk peduli, berupaya mencari solusi dan melakukan tindakan nyata dalam mengantisipasi atau mencegah serta mengupayakan pembelaan dan pemberdayaan buruh migran / TKI yang bermasalah.

3.   Memiliki dan mau mengajak beberapa orang saudara atau sahabat yang memiliki kepedulian dan kesiapan untuk berkorban bagi orang lain.

Untuk mendirikan hingga mengembangkan organisasi, seseorang tidak dapat berperan sendirian, tetapi harus memiliki rekan atau teman. Sebaiknya anda memiliki beberapa saudara atau sahabat yang anda percayai memiliki kemauan untuk anda ajak bergabung dalam merintis berdirinya organisasi, rela mengorbankan sebagian waktu, tenaga, pikiran, bahkan bilamana mampu mendermakan sebagian harta kekayaannya untuk berperan bersama  dalam pencapaian tujuan organisasi yaitu terciptanya keberdayaan komunitas buruh migran / TKI.

Ketiga persyaratan tersebut di atas bersifat terpadu atau tidak dapat dipisahkan satu sama lainnya yang harus terpenuhi sehingga terciptanya harmonisasi secara berkesinambungan sejak berdirinya organisasi.

B.       LANGKAH YANG HARUS DITEMPUH

1.       Menentukan tempat, waktu dan kebutuhan yang telah disepakati bersama oleh beberapa   orang saudara dan sahabat dalam mengadakan pertemuan pendirian organisasi.

2.       Mengundang saudara dan sahabat yang anda percayai.

3.       Melakukan persiapan untuk melakukan dokumentasi atau pencatatan seperti susunan waktu acara, isi pembicaraan, keputusan bersama melalui musyawah mufakat dan daftar hadir. Bilamana diperlukan dan tersedianya camera digital, pertemuan tersebut bisa dilakukan pengambilan gambar / photo.

4.       Membuka pertemuan, membacakan susunan acara dan tata tertib pertemuan serta membahas berbagai permasalahan buruh migran/TKI, kebutuhan, pemilihan dan penetapan susunan pengurus, terbentuknya aturan berorganisasi dan berbagai upaya yang dapat ditempuh untuk bersama-sama bekerja dalam pencapaian tujuan organisasi yaitu membedayakan komunitas buruh migran / TKI.

5.       Melakukan penetapan beberapa hal yang diperlukan serta melaksanakan pemungutan suara untuk memperoleh kesepakatan diantaranya yaitu :

a.        Penetapan nama organisasi, visi, misi, tujuan dan rencana kerja.

b.        Pemilihan dan penetapkan beberapa orang pengurus yaitu Ketua, Sekretaris, Bendahara serta beberapa staf atau kepala seksi yang diperlukan dan selebihnya adalah anggota.

c.        Penyusunan Anggaran Dasar dan Anggaran Rumah Tangga (AD dan ART) organisasi sebagai aturan atau acuan kerja organisasi.

6.       Mengajukan Anggaran Dasar dan Anggaran Rumah Tangga (AD dan ART) organisasi kepada notaris untuk mendapatkan pengesahan yaitu Akta Notaris Pendirian Organisasi.

Bilamana langkah 1 hingga 5 sudah dilakukan, maka organisasi sudah dapat dikatakan “telah didirikan” dan langkah ke 6 adalah pengesahan secara hukum organisasi tersebut.

Untuk lebih baiknya, pada pertemuan pendirian organisasi tersebut terlebih dahulu dipersiapkan beberapa dokumen seperti Surat Undangan, Berita Acara Pendirian Organisasi, serta Daftar Hadir Peserta Pertemuan yang formatnya akan penulis bahas pada tulisan berikutnya.

Penulis : Yus Machrus

Mengapa Manusia Berorganisasi?

Manusia adalah zoon politikon karena walupun pada saat dilahirkan dalam kondisi seorang diri menjadi satu dengan lingkungan alam, namun pada proses kehidupan selanjutnya manusia tidak akan pernah dapat hidup sendiri di dunia ini. Sebagai makhluk sosial manusia memiliki hasrat dan keinginan mencari teman untuk hidup berkelompok, berhubungan atau bersama dengan manusia lainnya agar dapat selalu berinteraksi  tidak hanya secara pasif, akan tetapi secara aktif dengan lingkungan masyarakat sekitarnya daripada hidup sendiri. Akan tetapi, interaksi yang terjalin tidak hanya semata-mata didasari untuk mencari teman hidup saja, melainkan ada juga yang berdasarkan atas kepentingan-kepentingan yang hasilnya saling menguntungkan dan dapat berkembang.

Hal tersebut di atas sesuai dengan pendapat Soekanto dan juga Susanto yang mengutip pendapat Aristoteles sebagai berikut :

Susanto (1979:63) dengan mengutip ucapan dari Aristoteles bahwa manusia adalah zoon politikon, yaitu makhluk sosial yang menyukai hidup berkelompok atau setidaknya lebih suka mencari teman untuk hidup bersama daripada hidup sendiri.

Menurut pendapat Soekanto (1990:27), bahwa di dalam diri manusia pada dasarnya telah terdapat suatu keinginan untuk menjadi satu dengan alam sekitar lainnya berdasarkan atas keinginan untuk menjadi satu dengan lingkungannya. Untuk mencapai keinginan tersebut, manusia melakukan interaksi dengan manusia lainnya atas dasar keinginan untuk hidup bersama. Akan tetapi, interaksi yang terjalin tidak hanya semata-mata didasari untuk mencari teman hidup saja, melainkan ada juga yang berdasarkan atas kepentingan-kepentingan yang hasilnya saling menguntungkan.

Perkumpulan atau himpunan manusia dapat disebut sebagai kelompok sosial. Kriteria himpunan manusia dapat disebut kelompok sosial menurut Soerjono Soekanto:

·       Setiap anggota kelompok harus sadar bahwa dia merupakan sebagian dari kelompok yang bersangkutan.

·       Ada hubungan timbal balik antara anggota yang satu dengan anggota yang lainnya.

·       Ada suatu faktor yang dimiliki bersama, sehingga hubungan antara mereka bertambah erat, misalnya: nasib yang sama, kepentingan yang sama, tujuan yang sama, ideologi politik yang sama, dan lain-lain.

·       Berstruktur, berkaidah, dan mempunyai pola perilaku.

·       Bersistem dan berproses.